„No-Show“: Ein Phänomen, dass Gäste sich für Ihre Konferenz angemeldet haben und dann – oft ohne Absage – nicht erscheinen. Dies ist ein bekanntes Problem nicht nur in der Veranstaltungsbranche, sondern wir wollen versuchen, das Risiko bei uns möglichst zu verringern. Wir haben ein paar hilfreiche Tipps für Sie, wie Sie diese „No-Show“ minimieren können.

• Fokussieren Sie sich bei der Organisation Ihrer Tagung in der Werkstatt Zeche Waltrop auf eine Zielgruppe und stimmen Sie die Inhalte perfekt ab. Was wollen Sie erreichen? Lässt sich Ihre Botschaft vielleicht besser in Form einer „Firmenfeier mal anders“ vermitteln?
• Verkünden Sie den Termin rechtzeitig mit einem “Save the date” etwa 3 – 4 Monate im Voraus. Versenden Sie dann die Einladung ca. 5 Wochen vor der Veranstaltung. Vermelden Sie kurz, worum es bei der Konferenz geht, warum sie großartig ist, wo sie stattfinden wird und wie man sich anmelden kann. Die Details folgen später.
• Beziehen Sie Ihre (potenziellen) Gäste in das Programm mit ein – Ihre Teilnehmer*innen sind beteiligt und entsprechend motiviert.
• Kommunizieren Sie mit Begeisterung. Laden Sie Ihre Gäste beispielsweise über ein Video ein, nicht nur über eine E-Mail oder einen Brief. Bieten Sie in Ihrer (digitalen) Post immer eine persönliche Note. Reagieren Sie schnell auf Fragen und Kommentare von (potenziellen) Gästen. Eine gute Kommunikation im Vorfeld sorgt für ein gutes Gefühl bei Ihrer Veranstaltung.
• Timing ist alles, denn wer will schon im Stau stehen? Gestalten Sie Ihr Tagesprogramm abwechslungsreich und vermeiden Sie einen Standardplan. Wissenschaftliche Studien empfehlen einen Tagesplan mit drei oder vier Höhepunkten und dazwischen liegenden Ruhephasen.

Erinnerungshilfen und Soziale Medien

• Etwa fünf Wochen im Voraus: Versenden Sie eine einprägsame Erinnerung per E-Mail, und lassen Sie die Kundenbetreuer*innen bei Ihren Kunden anrufen. Erstellen Sie eine LinkedIn-Gruppe o.ä. für anregende Diskussionen.
• Nutzen Sie soziale Medien: Sorgen Sie auf Facebook, Instagram oder X (Twitter) für Aufsehen, um Ihre Veranstaltung lebendig zu machen, und verringern Sie so die Wahrscheinlichkeit, dass weniger Gäste als geplant erscheinen. Wecken Sie die Neugierde Ihrer Gäste.
• Etwa eine Woche im Voraus: Senden Sie allen angemeldeten Gästen eine kurze Erinnerung mit einer einfachen Stornierungsmöglichkeit. Lassen Sie das Catering auf alle Absagen reagieren.
• Einen Tag vor der Veranstaltung oder am Veranstaltungstag: Senden Sie eine persönliche SMS an alle Gäste, um die Vorfreude zu steigern. “Heute ist es soweit, wir beginnen um …, wir freuen uns auf Sie!”

„No-Show“ reduzieren Sie vor allem durch eine persönliche Ansprache in Kombination mit mehreren Kontakt Momenten. Alle eingeladenen Gäste müssen sich gesehen und willkommen fühlen. Ein Nichterscheinen lässt sich so nicht vollständig verhindern, aber man kann es reduzieren.

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